У останніх числах липня відбулося урочисте підбиття підсумків II Всеукраїнського конкурсу «Професійна премія у сфері банківських технологій, устаткування і послуг». Згідно з рішенням компетентного журі, в яке входили експерти з банківського і страхового бізнесу, в номінації «Сучасні системи електронного документообігу» переміг програмний продукт компанії InBASE консорціуму Intecracy Group – Megapolis.DocNet.
«Оцінюючи нові і такі, що вже зарекомендували себе на ринку, розробки, журі враховувало думку споживачів, позитивні і не завжди відгуки про ті або інші послуги і рішення в галузі банківських технологій», – відзначив голова Оргкомітету конкурсу, шеф-редактор журналу «Банкиръ» Олег КАПРАЛОВ під час церемонії нагородження.
Учасники церемонії відзначили, що програмний продукт Megapolis.DocNet є першим і поки що єдиним вітчизняним рішенням на базі технології MS SharePoint в Україні. У ньому реалізовано ряд інноваційних для ринку СНД рішень, які одержали хороші відгуки клієнтів, – банків і страхових компаній.
Система електронного документообігу Megapolis.DocNet створена на основі концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами і автоматизацію бізнес-процесів будь-якого рівня складності. Megapolis.DocNet дозволяє автоматизувати процеси створення, узгодження, твердження, обліку, зберігання, пошуку і контролю виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації. Результат – підвищення ефективності роботи фінансової компанії в 5–6 разів. Крім того, система є web орієнтованим додатком, що дає можливість працювати в ній співробітникам компаній з будь-якої точки планети, де є доступ в Інтернет, за допомогою сучасних мобільних пристроїв (телефонів/смартфонів, планшетів, ноутбуків/нетбуків і навіть SMARTTV).
Megapolis.DocNet неодноразово удостоювалася високих нагород. Так, ще в червні 2008 р. система електронного документообігу Megapolis.DocNet перемогла в конкурсі, що проводиться корпорацією Microsoft серед розробників ПЗ, в номінації «Партнер року в галузі рішень для підвищення ефективності роботи з інформацією і управління корпоративним інформаційним наповненням». Проте тоді оцінювали систему колеги і партнери по IT бізнесу.
Простіше – означає краще
«Розробляючи систему електронного документообігу Megapolis.DocNet, ми зробили ставку на зручність для користувача, – розповів О.РОССОЛ. - З цією метою інтерфейс системи зробили дуже простим і зрозумілим, а процес обробки документів – максимально гнучким. В результаті, робота з електронними документами в системі Megapolis.DocNet мало чим відрізняється від процесу роботи з паперовими аналогами (візування, підписання, розгляд)». О.РОССОЛ особливо відзначив, що при створенні системи Megapolis.DocNet компанія врахувала власний 15-річний досвід розробки і впровадження автоматизованих систем. «Це черговий виток в розвитку систем електронного документообігу, це наша гордість», – відзначив директор компанії InBASE.
Для природнішого представлення електронного документа система володіє можливостями нанесення електронних відміток на документ, які візуально видно при його відкритті. Відмітки на електронному документі є аналогом відміток, що наносяться на паперовий документ. Наприклад, відмітка про реєстрацію документа – реєстраційний номер і дата реєстрації; відмітка про підписання документа; відмітка про нанесення резолюції на документ; відмітка про виконання документа; відмітка про віднесення документа до справи. Значно спрощує роботу те, що програмісти передбачили PDF – контейнер, в якому зберігається текст документа, ЕЦП, додатки до документа (у різних форматах) й інша службова інформація – сприймати інформацію у такому вигляді і працювати з нею дуже зручно.
Дуже важливо те, що відсутня необхідність постійно знаходитися в системі – натомість користувачеві досить переходити на відповідні завдання за посиланнями з листів-повідомлень, які приходять на його електронну пошту. А система нотифікації і нагадувань не дозволить співробітникові пропустити якусь подію, що вимагає його участі.
Враховані при розробці системи електронного документообігу Megapolis.DocNet і побажання керівників усіх ланок. Наприклад, існує можливість отримання статистики обробки документів, що дуже важливо для виявлення вузьких місць у бизнес-процессах організації, а також вбудована система управління корпоративним контентом.
«Додам, що система електронного документообігу Megapolis.DocNet розрахована на подальший розвиток і удосконалення. Причому, це відноситься, як і до самої системи, так і оптимізації і автоматизації існуючих бізнес-процесів в організації», – розповів О.РОССОЛ.
Ставка на безпеку
Члени журі серед переваг системи електронного документообігу Megapolis.DocNet особливо відзначили захист інформації від несанкціонованого доступу.
«На сьогодні ми стоїмо на порозі широкомасштабного використання електронний-цифрового підпису (ЕЦП), тому дуже важливою є можливість інтеграції системи електронного документообігу з ЕЦП. Причому в державному секторі для створення юридично значущого електронного документа, необхідне використання ЕЦП з посиленим сертифікатом, виданого одним з авторизованих центрів сертифікації ключів, що функціонують в Україні. Підтримка даних ЕЦП також реалізована в системі електронного документообігу Megapolis.DocNet», – розповів О.РОССОЛ.
У системі Megapolis.DocNet можна захистити за допомогою цифрового підпису будь-який документ – вона забезпечує їх цілісність і достовірність. На практиці це виглядає так: у організації кожному співробітникові видається ЕЦП на фізичному носієві або ж прив'язаний до його комп'ютера, а накладення ЕЦП на документ в Системі завжди супроводжується відображенням на документі електронного факсиміле співробітника. При цьому будь-які зміни, внесені до документа після підписання, приводять до втрати легітимності підпису і, відповідно, юридичної значущості документа.
Тенденції та перспективи
На сьогодні електронний документообіг компанії InBASE, заснований на платформі власної розробки, – Megapolis і на платформі корпорації Microsoft – SharePoint, успішно функціонує в більш як 400 державних і комерційних організаціях України і СНД.
Аналізуючи тенденції розвитку ринку систем електронного документообігу, учасники нагородження відзначили, що ринок росте з великою швидкістю. Попит на подібні системи тільки збільшуватиметься. За словами експерта ITC ринку Антона МАРРЕРО (представляє наглядову раду консорціуму Intecracy Group), попит на системи електронного документообігу за останні 2 року виріс майже в п'ять разів.
«Сьогодні ми відстаємо від країн ЄС і США, де вже створені глобальні, в масштабах країни, системи електронного документообігу, що надають інформативно-консультативну допомогу, надають державні послуги громадянам, бізнесу, іншим гілкам державної влади і державним чиновникам. Але при нинішніх темпах розвитку інформатизації країни, протягом найближчих 5 років ми повністю повторимо їх шлях», – підкреслив А.МАРРЕРО.
Докладніше про систему електронного документообігу Megapolis.DocNet - на сайті inbase.com.ua або по телефону (044) 222-60-60.